ABC-Analyse: Die praktische Management-Methode einfach erklärt

ABC-Analyse: Definition

Die ABC-Analyse ist eine betriebswirtschaftliche Methode der Einteilung von Objekten in drei Klassen bzw. Kategorien: A, B oder C. Die Objekte werden dabei mit einer vorher ausgewählten Kenngröße beschrieben und dann nach dieser Kenngröße sortiert. Dadurch entsteht eine Liste zur Berechnung, in der das wichtigste Objekt an erster Stelle steht und das unwichtigste Objekt an letzter Stelle. Die Grenzen zwischen der A-, B- und C-Kategorie lassen sich dann noch einmal individuell festlegen. Zusammenfassend dient die Analyse also zur Vorbereitung von Entscheidungen und zur Planung strategischer Maßnahmen.

Ziele der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse kommt immer dann zum Einsatz, wenn große Mengen an Daten oder Produkten sortiert oder bewertet werden sollen. Das Ziel ist dabei, die wichtigsten Objekte zu identifizieren. Ursprünglich kommt diese Technik aus der Materialwirtschaft, doch sie ist auch in anderen Branchen einsetzbar. Immer dann zum Beispiel, wenn Ordnung benötigt wird, bei Produkten, Problemen, Risiken, Aufgaben oder Prozessen. Vorher muss jedoch immer ein bestimmtes Kriterium feststehen, das dann den Erfolg messbar macht. Dazu gehören zum Beispiel Faktoren wie der Umsatz, eine Bestellmenge oder die Funktion eines Produkts.

Die folgenden Faktoren lassen sich mit der ABC-Analyse ermitteln:

• die wirtschaftlichsten Produkte im Sortiment
• die wichtigsten Kunden abhängig von ihrem Umsatz
• die wichtigsten Lieferanten zur Berechnung
• Vergabe von Finanzmitteln und Ressourcen innerhalb eines Projekts
• Prioritäten im Zeitmanagement
• Bewertung von Mitarbeitern im Personalmanagement

Prinzipiell ist die Formel der ABC-Analyse für fast alle Bereiche und Branchen geeignet, denn innerhalb von Geschäftsprozessen entstehen häufig Probleme, die sich durch Strukturierungen und Klassifizierungen lösen lassen.

Die ABC-Analyse-Berechnung mittels Formel

Schritt #1: Die Vorbereitung der Einteilung

Um die Formel der ABC-Analyse anwenden zu können, sollten zunächst die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Welche Produkte bzw. Lieferanten, Kunden oder Risiken stehen im Fokus der Klassifizierung?
• Welche Kriterien, zum Beispiel Kosten, Umsätze, Wahrscheinlichkeiten usw. sind dabei sinnvoll?
• Wie können die Objekte sinnvoll geordnet werden, um die folgenden Schritte zu erleichtern?

Sind diese Fragen zur ABC-Analyse geklärt, steht die Einordnung der Objekte in die einzelnen Kategorien an.

Schritt #2: Die Einteilung der Kategorien

Bei diesem zweiten Schritt der Formel einer ABC-Analyse sind die folgenden Kategorien vorhanden:

A-Elemente

Zu den A-Elementen gehören die besonders hochwertigen Objekte, die einen hohen Wertanteil besitzen und damit für hohe Umsätze sorgen. Genau diese gilt es zu identifizieren, da sich dort das größte Potenzial für die Berechnung der ABC-Analyse verbirgt.

B-Elemente

Die B-Elemente bilden das Mittelfeld und sind damit auch nur mittelmäßig wertvoll oder dringlich. Je nach Situation ist es sinnvoll, diese genauer zu betrachten oder aber sie für die Berechnung zunächst zu vernachlässigen.

C-Elemente

Die C-Elemente sind die Objekte, die in großer Zahl auftreten, aber nur einen geringen Einfluss auf das Gesamtbild haben. Eine Fokussierung auf diese Elemente hat bei der Analyse nur geringe Auswirkungen und verschlingt oftmals viel Zeit.

Schritt #3: Die Anwendung des Pareto-Prinzips

Es ergibt wenig Sinn, die Formel der ABC-Analyse mit der Einteilung der Kategorien zu beenden. Denn es ist wichtig, nun auch Handlungen einzuleiten, um von der Methode bestmöglich profitieren zu können. Dabei hilft das sogenannte Pareto-Prinzip. Es besagt, dass ein relativ geringer Ressourceneinsatz für die wichtigsten Aufgaben zum Erfolg führt. Das Prinzip lautet also: 20 Prozent der Aufgaben sollen für 80 Prozent des Erfolgs verantwortlich sein. Diese Grenzen sind allerdings nur Richtwerte. Für die tägliche Arbeit bedeutet es, dass die Aufgaben nach dem persönlichen Ziel geordnet werden. Damit widmet man den insgesamt 20 Prozent der wichtigsten Aufgaben mehr Zeit und Aufmerksamkeit als dem Rest.

Beispiel für die ABC-Analyse

Als Beispiel für die ABC-Analyse lässt sich die Frage verwenden, welche Kunden für den Gesamtumsatz besonders wichtig sind. Dabei werden zuvor alle Kunden und die jeweiligen Zahlen der letzten sechs Monate ausgewertet. Anschließend ist sichtbar, welcher Kunde wie viele prozentualen Anteile an den gesamten Einnahmen ausmacht. Liegt dieser Gesamtumsatz zum Beispiel bei 100.000 Euro, macht ein Kunde mit Aufträgen im Wert von 35.000 Euro, einen sehr großen Anteil von 35 Prozent aus. Andere Kunden, die nur einen Umsatz von 500 Euro beitragen, sind nur zu 0,5 Prozent am Gesamtumsatz beteiligt und in der Analyse somit als weniger wichtig zu betrachten.

Nach der Einteilung durch die Formel können im Anschluss verschiedene Handlungen erfolgen, um mit den Kunden aus den unterschiedlichen Kategorien umzugehen. Dazu gehören die folgenden Maßnahmen:

• A-Kunden weiter an das Unternehmen binden und verhindern, dass andere Anbieter und Konkurrenten diese abwerben
• Die Zusammenarbeit mit B-Kunden weiter ausbauen und verhindern, dass sie zu C-Kunden werden
• Den Umsatz mit C-Kunden steigern und falls dies nicht möglich ist, eher Zeit und Geld in A- und B-Kunden investieren

Generell ist es sinnvoll, die Analyse im Abstand von zwei bis drei Wochen zu wiederholen und die Erfolge zu messen.

Vorteile der ABC-Analyse

Wer sich für die ABC-Analyse entscheidet, kann zusammenfassend von den folgenden Vorteilen profitieren:

• Die Einteilung bei der Berechnung lenkt den Blick auf das Wesentliche.
• Große Datenmengen lassen sich durch die Kategorien reduzieren.
• Die Analyse ist einfach anwendbar und benötigt keine besondere Einarbeitung.
• Die Ergebnisse sind grafisch gut darstellbar.
• Die Methode ist flexibel und kann in vielen Situationen eingesetzt werden.

Somit bietet sich die Analyse für eine schnelle Überprüfung an, um Kunden und Produkte einschätzen zu können.

Nachteile der ABC-Analyse

Allerdings sollten bei der Verwendung der Formel einer ABC-Analyse auch die folgenden Nachteile beachtet werden:

• Die Einteilung in nur drei Klassen kann für bestimmte Problemstellungen zu grob sein.
• Nicht in jeder Situation passt es zur Analyse, wenn zum Beispiel Kunden keinen Umsatz einbringen, aber zukünftiges Potenzial besitzen.
• Die Einstufung hängt bei der ABC-Analyse von nur einem Kriterium ab und vereinfacht damit die Fragestellung extrem.

Damit wird klar, dass die Analyse-Methode und die Berechnung für eine langfristige und ausführliche Betrachtung unpassend ist.

Fazit zur ABC-Analyse

Die ABC-Analyse eignet sich gut, wenn du eine schnelle Entscheidung innerhalb eines Projekts treffen möchtest. Denn durch diese einfache Methode wird der Blick aller Beteiligten wieder auf das Wesentliche gelenkt. Nutze dafür am besten eine passende Präsentations-Software oder eine Zeichnung an einem Whiteboard, um die Ergebnisse auch grafisch darzustellen. Dabei brauchst du nicht nach Perfektion streben oder dich wochenlang damit befassen. Denn bei dieser Analyse stehen keine detaillierten Zukunftsvisionen im Fokus, sondern eine unkomplizierte und vereinfachte Darstellung der aktuellen Lage.

Häufige Fragen (FAQ) zur ABC-Analyse