Interne Kommunikation verbessern: Diese Tipps solltest du kennen

In der heutigen, schnelllebenden Arbeitswelt ist es wichtiger denn je, die interne Kommunikation in Unternehmen zu verbessern. Sie ermöglicht, Unsicherheiten zu beseitigen, wichtige Informationen zu teilen und neue Arbeitsmodelle wie das Homeoffice zu integrieren. Dennoch kämpfen viele Organisationen damit, ihre interne Unternehmenskommunikation zu optimieren.

Diese wird jedoch häufig als weniger spannend und komplexer angesehen als andere Kommunikationsbereiche. Eine Studie der School for Communication and Management (SCM) zeigt, dass 64 % der Befragten die Nutzung digitaler Tools in der internen Kommunikation als herausfordernd empfinden. Sogar 44 % haben bisher noch kein strategisches Konzept für die Digitalisierung entwickelt, um ihre interne Kommunikation zu verbessern.

Was ist interne Unternehmenskommunikation?

Die interne Kommunikation bezeichnet den Informations- und Meinungsaustausch innerhalb eines Unternehmens. Dabei umfasst sie den vertikalen Informationsfluss von oben nach unten, was die Kommunikation zwischen der Führungsebene und den Mitarbeitern beschreibt. Darüber hinaus beinhaltet sie den horizontalen Austausch zwischen den Abteilungen und Mitarbeitern untereinander. Das Ziel ist es außerdem, alle Organisationsmitglieder auf dem aktuellen Stand zu halten, eine gemeinsame Unternehmenskultur zu schaffen und die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Um die interne Kommunikation langfristig zu verbessern, ist es von Bedeutung, die 4 Säulen der internen Unternehmenskommunikation zu verstehen. Diese bestehen aus den folgenden grundlegenden Elementen und beschreiben die übergeordneten Ziele der internen Unternehmenskommunikation.

1. Informationsverteilung : Mitarbeitende mit relevanten Informationen versorgen
2. Mitarbeitereinbindung : Mitarbeitende aktiv in Entscheidungsprozesse einbeziehen
3. Kulturentwicklung : Eine offene und vertrauensvolle Unternehmenskultur fördern
4. Zielvermittlung : Die Unternehmensziele und -strategie transparent kommunizieren

Interne Kommunikation verbessern: Aber warum?

Eine reibungslose interne Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Wenn Mitarbeitende also gut informiert, eingebunden und motiviert sind, wirkt sich das somit positiv auf verschiedene Bereiche aus. Aber warum genau ist es wichtig, die interne Kommunikation langfristig zu verbessern?

Stärkere Mitarbeiterbindung

Die interne Kommunikation stärkt die Bindung deiner Mitarbeitenden an das Unternehmen. Wenn du sie daher regelmäßig und transparent über Neuigkeiten, Ziele und Entwicklungen informierst, fühlen sich Mitarbeiter wertgeschätzt und ernst genommen.

Das führt wiederum zu einer höheren Zufriedenheit und einem stärkeren Engagement des Teams. Zudem fördert eine offene und ehrliche Kommunikation das Vertrauen in das Unternehmen und in die Führungskräfte. Letztlich solltest du die interne Kommunikation verbessern, um eine starke Mitarbeiterbindung aufzubauen und die Fluktuationsrate und Fehlzeiten zu minimieren.

Gesteigerte Produktivität

Eine klare und transparente Kommunikation trägt wesentlich zur Steigerung der Produktivität bei. Wenn die Mitarbeitenden die Unternehmensziele und ihre eigenen Aufgaben klar verstehen, können sie ihre Arbeit effektiver und effizienter erledigen. Zudem fördert eine offene Kommunikation den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit innerhalb der Teams, was zu innovativen Lösungen und einer besseren Problemlösung führt. Motivierte Mitarbeiter, die ihre Rolle im Gesamtkontext des Unternehmens verstehen, sind in der Regel leistungsbereiter und produktiver.

Positivere Außendarstellung

Darüber hinaus ist die positive Außendarstellung deines Unternehmens ein weiterer Anreiz dafür, die interne Kommunikation im Unternehmen zu verbessern. Denn Mitarbeiter, die sich gut informiert und eingebunden fühlen, vertreten das Unternehmen nach außen überzeugend und authentisch. Das stärkt nicht nur das Employer Branding, sondern auch die allgemeine Reputation des Unternehmens. Authentische und begeisterte Mitarbeitende sind die besten Markenbotschafter und können das Image des Unternehmens erheblich verbessern. Eine positive Außendarstellung zieht wiederum neue Talente an und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens auf dem Markt.

Interne Kommunikation verbessern: So geht’s

Damit du die interne Kommunikation auch langfristig verbessern kannst, haben wir dir eine Hand voll Möglichkeiten mitgebracht, die dir dabei helfen werden.

Analysiere den Status quo

Bevor du Veränderungen in der internen Kommunikation einleitest, ist es wichtig, zunächst den aktuellen Zustand zu analysieren. Dabei solltest du die bestehenden Kommunikationswege, -methoden und -instrumente genau unter die Lupe nehmen und ihre Effektivität bewerten. Hole dir außerdem Feedback von deinen Mitarbeitern und Kollegen ein, um ein umfassendes Bild der Stärken und Schwächen der aktuellen Kommunikationsstruktur zu erhalten.

Diese Analyse hilft dir, gezielte Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln und klare Ziele zu definieren, um die interne Kommunikation zukünftig zu verbessern. Ein gut durchdachter Plan bildet somit die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung.

Digitalisiere die Kommunikationskanäle

Auch die Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten, die interne Kommunikation in deinem Unternehmen zu verbessern. Nutze dafür moderne digitale Kanäle wie Mitarbeiter-Apps, Social Intranets oder Videokonferenzen, damit sich alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort austauschen können.

Digitale Tools wie Slack, Zoom und Google Drive erleichtern beispielsweise den Informationsaustausch und ermöglichen eine flexible und zeitnahe Kommunikation. Durch die Nutzung digitaler Kommunikationsmittel kannst du demnach sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand sind. Die Digitalisierung der Kommunikationskanäle trägt zudem zur Effizienzsteigerung und zur besseren Vernetzung der Teams bei.

Wähle die richtigen Kommunikationsmittel

Die Auswahl geeigneter Kommunikationskanäle und -formate ist entscheidend für eine effiziente interne Kommunikation. Analysiere dementsprechend, welche Instrumente deine Mitarbeitenden tatsächlich nutzen und bevorzugen. Darüber hinaus ist die Kombination verschiedener Kanäle sinnvoll, um eine breite und effektive Informationsverteilung zu gewährleisten. Setze dabei auf eine Mischung aus digitalen und persönlichen Kommunikationswegen, um unterschiedliche Bedürfnisse und Situationen abzudecken. Achte jedoch darauf, dass du nicht eine zu hohe Anzahl an Kanälen nutzt, um Missverständnisse und Verwirrung zu vermeiden. Durch die gezielte Auswahl und Kombination der Kommunikationsinstrumente kannst du die Reichweite und Effektivität steigern und so die interne Kommunikation verbessern.

Fördere den offenen Dialog

Eine effektive interne Kommunikation basiert auf einem offenen und regelmäßigen Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden. Schaffe daher Gelegenheiten für den Austausch wie durch regelmäßige Meetings, Feedback-Runden oder informelle Gespräche. Du solltest deine Mitarbeiter außerdem ermutigen, ihre Meinungen, Ideen und Bedenken offen zu äußern.

Ein offener Dialog fördert somit das gegenseitige Verständnis und das Vertrauen innerhalb des Teams und kann somit die interne Kommunikation ganzheitlich verbessern. Zudem ermöglicht ein offener Dialog, direkt auf die Bedürfnisse und Anliegen deiner Mitarbeitenden einzugehen, was die Zufriedenheit und das Engagement erhöht.

Kommuniziere transparent

Darüber hinaus ist Transparenz ein wesentlicher Faktor für eine vertrauensvolle Unternehmenskultur. Informiere dementsprechend deine Mitarbeitenden regelmäßig und offen über relevante Entwicklungen, Entscheidungen und Ziele des Unternehmens. Erkläre ihnen auch deine Rolle als Kommunikationsverantwortlicher, um das Vertrauen zu stärken.

So kann Transparenz Klarheit schaffen und Unsicherheiten reduzieren, was wiederum die Arbeitsmotivation und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht sowie Missverständnisse aus dem Weg räumt.

Kommuniziere zielgruppenspezifisch

Nicht alle Mitarbeitenden haben die gleichen Informationsbedürfnisse. Passe daher deine Kommunikationsinhalte und -formate an die jeweilige Zielgruppe an, um sicherzustellen, dass jeder die für ihn relevanten Informationen erhält. Du solltest dabei auch die unterschiedlichen Abteilungen, Hierarchieebenen und Arbeitsbereiche innerhalb deines Unternehmens beachten. Eine zielgerichtete interne Kommunikation erhöht die Effektivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da sie sich besser informiert und berücksichtigt fühlen. Durch eine bedarfsgerechte Ansprache kannst du zudem Missverständnisse vermeiden und die Informationsaufnahme optimieren.

Messe den Erfolg deiner Maßnahmen

Um die Wirksamkeit deiner internen Kommunikation zu beurteilen und sie auch tatsächlich zu verbessern, ist die regelmäßig Erhebung von KPI’s wie Reichweite, Interaktionen und Mitarbeiterzufriedenheit von Bedeutung. Nutze hierfür Analyse- und Feedback-Tools, um den Erfolg deiner Kommunikationsmaßnahmen zu messen und zu bewerten.

Auf Basis dieser Daten kannst du deine Kommunikationsstrategie kontinuierlich optimieren und an die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter anpassen. Die regelmäßige KPI-Messung hilft dir sicherzustellen, dass deine Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Interne Kommunikation verbessern: So macht es die Deutsche Telekom

Die Deutsche Telekom hat ihre interne Unternehmenskommunikation in den letzten Jahren konsequent digitalisiert und modernisiert. Kern der Strategie ist dabei eine eigens entwickelte Mitarbeiter-App, die alle wichtigen Funktionen vereint:

• Aktuelle Unternehmensnachrichten und Informationen
• Direkte Kommunikation mit Führungskräften
• Digitale Mitarbeiterzeitschrift
• Onboarding-Inhalte für neue Mitarbeitende
• Zugriff auf relevante Arbeitsprozesse und -tools

Durch die App können auch Mitarbeiter ohne stationären Arbeitsplatz jederzeit auf die Inhalte zugreifen. Zusätzlich fördert die Telekom den direkten Dialog über Videoformate wie Podcasts und Livestreams. So stellt sie sicher, dass alle Mitarbeiter informiert und eingebunden sind – unabhängig von Standort oder Geräteausstattung.

Fazit: So kannst auch du die interne Kommunikation verbessern

Die interne Kommunikation ist ein strategisch wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen, denn sie fördert die Mitarbeiterbindung und steigert die Produktivität. Um die interne Unternehmenskommunikation langfristig zu verbessern, müssen Organisationen daher ihre Prozesse, Kanäle und Kompetenzen kontinuierlich weiterentwickeln.