KI im Projektmanagement: Tools, Rollen und Ausblick

Der Erfolg der Technologie hingegen lässt sich nicht diskutieren: Das Thema KI ist bereits ein fester Bestandteil unseres Alltags. Künstliche Intelligenz unterstützt uns oft unbemerkt bei einfachen Aufgaben, gibt Empfehlungen und macht unser Leben komfortabler. Das betrifft auch KI im Projektmanagement.

Praktischer Einsatz von KI im Projektmanagement

Projektmanagement ist branchenübergreifend ein Erfolgsfaktor für Unternehmen und Organisationen. Die erfolgreiche Planung und Durchführung von Projekten ist essentiell, um strategische Ziele zu erreichen und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Deswegen spielt gerade hier KI im Projektmanagement eine immer größere Rolle, da sie das Projektmanagement in vielerlei Hinsicht unterstützen kann.

Von der Entwicklung einer klaren Projektstruktur bis hin zur Priorisierung von Aufgaben – KI im Projektmanagement kann dabei helfen, Projekte effektiver zu gestalten. Sie ermöglicht es, Daten aus vergangenen Projekten zu analysieren und auf Basis dieser Erkenntnisse Empfehlungen für zukünftige Projekte zu geben. Vielmehr kann die KI bereits bei unscheinbaren, aber wichtigen Tätigkeiten helfen: Bei Aufgaben, Dokumentation und Beschreibungen. Das kann zum Beispiel über einen Chat-Assistenten oder direkt im Projektmanagement-Tool erfolgen. Klar, daraus werden nicht direkt Fortschritte im Projekt selbst erzielt. Doch gut ge- und beschriebene Aufgabenstellungen sind für eine saubere Dokumentation unerlässlich.

Projekte per KI aufbauen

factro, ein deutscher Anbieter von Projektmanagement-Software, erkennt in Gesprächen mit Projektleitern und Nutzern die Sorge vor dem sprichwörtlichen “weißen Blatt” als eine der größten Herausforderungen. Aufgrund der Möglichkeiten von KIs eröffnet sich gerade hier ein spannendes Feld für den Einsatz von KI im Projektmanagement. Eine Künstliche Intelligenz kann Aufgaben erstellen oder ganze Projekte vorschlagen. Alles, was es dafür braucht, ist ein passender Prompt durch den Nutzer. Dass Anbieter wie factro also genau daran forschen und arbeiten, zeigt den Weg auf. Das große Ziel ist: Die ersten Schritte im Projekt visuell, prozessual und inhaltlich zu erleichtern.

Eine erste Version einer solchen Funktion wird bereits getestet. In nur drei einfachen und schnellen Schritten kommen Nutzer mit dem factro KI-Tool zu einer Projektstruktur. Für den Start braucht es eine Beschreibung des Projekts, die als Prompt für die KI dient. Dort helfen Kontext, Sinn und Zweck, Phasen oder Zeiträume zur Planung. Daraus entstehen dann Pakete, die dem Nutzer vorgeschlagen werden. Diese können dann bspw. die im Prompt beschriebenen Phasen beinhalten. Hier können Nutzer bereits Anpassungen vornehmen oder direkt zum nächsten – und letzten – Schritt gehen. In diesem werden die KI-generierten Aufgaben innerhalb der einzelnen Abschnitte gezeigt. Auch hier können Nutzer noch Feinschliff betreiben oder direkt mit der Arbeit am Projekt loslegen.

Das Frühwarnsystem für offene To-Dos denkt mit

Auch darüber hinaus bietet factro eine ganze Reihe an Automatismen, die das Projektgeschäft und die Teamarbeit vereinfachen. Für viele Anwender können diese schon als Automatik – auch ohne KI-Label – mehr als ausreichen. Dazu gehört die Deadline-Ampel, ein automatisiertes und nützliches Frühwarnsystem für offene To-Dos. Liegt die Deadline einer Aufgabe kurz bevor, erhalten Nutzer darüber eine Benachrichtigung, sodass der Abschluss nicht in Vergessenheit gerät.

Wann die Benachrichtigung kommt, ist dabei clever gelöst: Wird eine Aufgabe mit beispielsweise 24 Stunden Arbeitsaufwand beziffert, berechnet factro noch einen Puffer oben drauf und benachrichtigt Nutzer 4 Tage vorher. So bleibt mehr als genug Zeit, die Aufgabe rechtzeitig in Angriff zu nehmen. Wird kein konkreter Aufwand hinterlegt, meldet sich die Deadline-Ampel einen Tag vor der Deadline. Ist die Deadline überschritten, gibt es eine zusätzliche Warnung.

Abhängigkeiten für Aufgaben setzen

Ein weiteres System, das im Projektalltag automatisch unterstützt, sind die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. factro ermöglicht es, To-Dos in Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen zu setzen. Sobald ein Vorgänger erledigt ist, kriegst du eine Benachrichtigung, damit du direkt mit dem Nachfolger loslegen kannst. Verschiebst du den Vorgänger nach hinten, kannst du automatisch den Nachfolger im Gleichschritt anpassen.

Auslastung immer im Blick behalten

Mit der factro Auslastungsübersicht siehst du auf einen Blick, wie viel offene To-Dos noch auf den Schreibtischen deines Teams liegen. Das ermöglicht nicht nur eine einfache Planung, sondern unterstützt dich vor allem dabei, Überlastung vorzubeugen. Wenn jemand in deinem Team zu viele Aufgaben hat, färbt sich die Fieberkurve automatisch ein. Auch unterschiedliche Verfügbarkeiten in Stunden kannst du hier für einen präzisen Überblick hinterlegen; alternativ berechnet factro die Auslastung anhand der Anzahl an Aufgaben.

Im Ergebnis sorgt eine KI im Projektmanagement in Kombination mit weiteren cleveren Funktionen also für eine gesteigerte Resilienz von Projektteams gegenüber ungeplanten Ereignissen. Durch proaktive Unterstützung von Projektleitern und Teams wird die Flexibilität so auf ein neues Level gehoben.

Die Zukunft von KI im Projektmanagement hält noch mehr in petto

Die Integration von KI in Projektmanagement-Software ist dabei noch nicht zu Ende – ganz im Gegenteil. In Zukunft können z.B. vergangene Projekte analysiert werden, um bspw. Laufzeiten von Aufgaben, zugeteilte Budgets oder eingesetzte Mitarbeiter auf Muster zu prüfen. Daraus können automatisch Vorschläge gemacht werden, die an die Optimierungsmethode Lessons Learned erinnern. Doch auch im laufenden Projekt kann die KI wichtige Impulse setzen, z.B. Vorschläge für neue Aufgabenzeiträume oder die automatische Zuordnung basierend auf der Verfügbarkeit und der Auslastung von Mitarbeitern.

Vorsicht vor KI-Washing

Trotz aller Euphorie und großen, schnellen Fortschritte beim Thema KI muss bei der Betrachtung von Produkten und Funktionen auch eine gewisse Vorsicht gewahrt werden. Spätestens seit dem Durchbruch von ChatGPT, der Künstliche Intelligenz massentauglich gemacht hat, wird der Begriff “KI” sehr inflationär verwendet. Viele Unternehmen und Anbieter versuchen sich das Label für Marketingzwecke zu Nutze zu machen, ohne dass sichergestellt ist, dass auch wirklich KI-Technologie dahintersteckt. Abgeleitet vom “Greenwashing”, das vor allem bei Produkten des täglichen Bedarfs vorzufinden ist, kann hier von “KI-Washing” gesprochen werden.

Neben einer genauen Betrachtung von Bedarfen und Funktionen durch Nutzer und Interessenten, ist es daher umso wichtiger, dass Anbieter von bspw. Projektmanagement-Tools beim Thema KI keine falschen Versprechungen machen. In erster Linie kann eine KI, Stand heute, das Projektmanagement effizienter, flexibler und reaktionsfähiger machen.

KI im Projektmanagement verändert die Rollen

Sobald KI im Projektmanagement zum operativen Einsatz kommt, bedeutet das natürlich auch Auswirkungen auf die Personen, die im Projekt involviert sind. Die einzelnen Rollen, wie Projektleiter, Mitarbeiter oder Stakeholder wie die Geschäftsführung, können auf ganz unterschiedliche Art und Weise von der Künstlichen Intelligenz profitieren. Die ganze Technologie ist, trotz der vorab erwähnten Funktionalitäten, noch lange nicht am Ende ihrer Entwicklung. Vor diesem Hintergrund ist es umso wichtiger, als Projektleiter am Ball zu bleiben und ein Verständnis für entsprechende Tools zu entwickeln. So steigt schon heute die Wettbewerbsfähigkeit und der Innovationsgeist wächst.

Eine neue Rolle – oder zumindest eine Ergänzung zu bestehenden Profilen – ist dabei auch die des Vermittlers zwischen KI und Mensch. In jedem Team und Unternehmen gibt es Personen, die absolute Experten sind und eine Vorreiterrolle einnehmen. Doch nicht alle Teammitglieder teilen diese Offenheit für Neues oder haben neben ihren Aufgaben ausreichend Gelegenheit, sich mit so umfassenden Neuerungen zu befassen. Um Berührungsängste zu lindern, Fragen zu beantworten und Vorteile aufzuzeigen, braucht es diese Experten als Ansprechpersonen – sogenannte Champions –, um andere zu begeistern und fachgerecht zu unterstützen. So etabliert sich KI im Projektmanagement von innen heraus. Das schafft bei Mitarbeitern eine andere Akzeptanz und Motivation als bei einer Verordnung “von oben”.

Möglichkeiten durch KI im Projektmanagement je nach Rolle:

Projektleiter

• Aufgaben und Projekte erstellen
• Konkrete Aufgabenstellungen automatisieren
• Große Datenmengen analysieren
• Projektrisiken entgegenwirken und minimieren
• Projektkosten senken
• Projektplanung mit Kenntnissen aus vorherigen Projekten

Projektmitarbeiter

• Wiederkehrende To-Dos automatisieren
• Freiräume schaffen, fokussierter arbeiten

Stakeholder

• Berichte über Status Quo auf Knopfdruck
• Risikoerkennung und Warnungen
• Analyse abgeschlossener Projekte

Wichtig ist, dass eine Künstliche Intelligenz im Projektmanagement die menschlichen Projektmanager unterstützen, aber nicht austauschen soll. Nur menschliche Leiter kennen die Lebensrealität im Unternehmen, im Projekt und im zwischenmenschlichen Umgang. In Konflikten, stressigen Phasen oder vor großen Entscheidungen sind es Menschen, die mit Emotionen, Empathie, moralischen oder sozialen Werten die Zusammenarbeit leben. Die KI ist hingegen sehr gut dafür geeignet, in vorliegenden Daten Muster zu erkennen und diese zur Optimierung der laufenden oder neuer Projekte zu nutzen.

Chancen und Herausforderungen von KI im Projektmanagement

Diese Chancen bietet KI im Projektmanagement

Die Chancen und Vorteile von KI im Projektmanagement liegen insbesondere bei der Verarbeitung von großen Datenmengen zu Berichten, Empfehlungen und Risikoerkennung. Das bietet sich insbesondere im laufenden Aufgaben- und Projektmanagement an, da die ganzen Informationen und Daten bereits vorliegen und genutzt werden können. Durch Unterstützung einer KI lassen sich zudem Ressourcen sparen, da die Suche nach Engpässen oder Flaschenhälsen selbstständig übernimmt und Mitarbeiter oder Projektleiter ihren Fokus auf die echten To-Dos legen können.

Zudem kann die KI im Projektmanagement auch bei ganz elementaren Aufgaben helfen: Die Planung von Aufgaben und Projekten, die Dokumentation oder die Beschreibung von Aufgaben und Titeln. Ganz wichtig ist aber eine menschliche Qualitätssicherung – ungeprüft sollte nichts herangezogen werden.

Herausforderungen bei der KI-Nutzung im Projektmanagement

Zu den Herausforderungen der KI gehört insbesondere, trotz aller Fähigkeiten weiterhin wachsam und kritisch auf die Ergebnisse zu schauen. Wie bereits angesprochen, soll eine KI Menschen unterstützen und nicht ersetzen, sodass wichtige Fähigkeiten – Empathie, Kreativität, Analytik – weiterhin gefragt sind. Weitere Herausforderungen bestehen innerhalb von Teams und Unternehmen darin, alle Beteiligten gleichermaßen an das Thema heranzuführen und dabei Sorgen und Fragen abzubauen.

Nicht zuletzt ist auch das Thema Datenschutz besonders wichtig. Eine KI entwickelt ihre Handlungsfähigkeit u.a. aus den Daten, mit denen sie trainiert ist. Je nach Anbieter einer Projektmanagement-Software mit KI muss also geklärt werden, wie mit Ein- und Ausgaben der KI umgegangen wird. Anbieter wie factro aus Deutschland sind zwar vollständig DSGVO- und BDSG-neu-konform, doch gerade für Anbieter aus den USA muss das nicht gelten.

Fazit: KI im Projektmanagement ist die Zukunft

Abschließend lässt sich festhalten, dass die KI im Projektmanagement gekommen ist, um zu bleiben. Die Möglichkeit, die tägliche Projektarbeit in jeder Phase – konzeptionell und operativ – zu unterstützen, ist eine große Bereicherung für jedes Team, PMO und Unternehmen. Die Mitarbeiter können sich dadurch besser auf ihre Aufgaben konzentrieren, sind weniger belastet und dadurch insgesamt produktiver. Die Resonanz auf Seiten der Anbieter von Projektmanagement-Software ist zusätzlich ein klarer Fingerzeig. Auch deutsche Unternehmen wie factro betonen die Potenziale und arbeiten aktiv daran, die Projektarbeit für alle zu vereinfachen.